Quy định mới không chỉ giúp chuẩn hóa dữ liệu mà còn giảm đáng kể thao tác xử lý thủ công, nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng tốt hơn yêu cầu xử lý giao dịch theo thời gian thực.

Hóa đơn thay thế khắc phục hạn chế của hóa đơn điều chỉnh

Khi Thông tư số 91/2026/TT-BTC quy định áp dụng hình thức lập hóa đơn thay thế đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót, không ít người nộp thuế bày tỏ lo ngại về khối lượng công việc phát sinh cũng như những thay đổi trong quy trình thực hiện. Tuy nhiên, theo đánh giá của các chuyên gia, đây chủ yếu là tâm lý e ngại trước sự thay đổi thói quen nghiệp vụ, trong khi cơ chế mới lại mang đến nhiều lợi ích rõ rệt.

Theo quy định tại điểm c, khoản 1, Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì người bán phải lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

So với quy định trước đây, đây được xem là bước thay đổi theo hướng đơn giản hóa quy trình. Trước đó, khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh từng nội dung sai trên hóa đơn gốc.

Tuy nhiên, phương thức lập hóa đơn điều chỉnh bộc lộ nhiều hạn chế trong quá trình quản lý và hạch toán. Một hóa đơn gốc có sai sót có thể phát sinh một hoặc nhiều hóa đơn điều chỉnh, khiến thông tin bị phân tán. Khi quyết toán thuế, kế toán phải tập hợp hóa đơn gốc cùng toàn bộ hóa đơn điều chỉnh thành một bộ hồ sơ để đối chiếu. Khách hàng doanh nghiệp cũng phải lưu trữ nhiều tệp dữ liệu XML hoặc PDF và tự thực hiện việc đối trừ các khoản tăng, giảm.

Bên cạnh đó, hóa đơn điều chỉnh thường ghi nhận các giá trị tăng hoặc giảm kèm theo nội dung diễn giải bằng chữ như "điều chỉnh giảm đơn giá..." hoặc "điều chỉnh tăng số lượng...". Đây là dạng dữ liệu mà nhiều phần mềm kế toán hiện nay chưa thể tự động nhận diện và xử lý chính xác, buộc kế toán phải nhập liệu hoặc đối chiếu thủ công, làm gia tăng thời gian xử lý và nguy cơ sai sót.

Chuẩn hóa dữ liệu, giảm thao tác thủ công

Theo quy định mới, hóa đơn thay thế được lập với đầy đủ thông tin chính xác của giao dịch và có giá trị pháp lý độc lập. Thay vì phải lưu giữ đồng thời hóa đơn gốc và các hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp và khách hàng chỉ cần sử dụng hóa đơn thay thế để hạch toán và kê khai. Hóa đơn cũ chỉ còn ý nghĩa lưu vết, phục vụ tra cứu hoặc đối chiếu khi cần thiết và không còn giá trị sử dụng trong nghiệp vụ kế toán, qua đó hạn chế nguy cơ hạch toán trùng lặp.

Một ưu điểm đáng chú ý khác là hóa đơn thay thế được xây dựng theo cấu trúc dữ liệu hoàn chỉnh, thống nhất ngay từ đầu. Nhờ đó, các phần mềm kế toán có thể dễ dàng đọc mã QR hoặc mã định danh của hóa đơn để tự động cập nhật doanh thu và dữ liệu liên quan mà không cần sự can thiệp thủ công của kế toán.

Điều này đặc biệt phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong quản trị tài chính, kế toán và quản lý thuế, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí xử lý chứng từ.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chủ yếu được sử dụng trong hoạt động bán lẻ hàng hóa và cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng. Đặc điểm của loại hóa đơn này là số lượng giao dịch lớn, phát sinh liên tục và yêu cầu xử lý ngay tại thời điểm thanh toán.

Trong bối cảnh đó, cơ chế lập hóa đơn thay thế được đánh giá là phù hợp hơn so với phương thức điều chỉnh. Khi phát hiện sai sót, người bán chỉ cần lập ngay một hóa đơn mới với thông tin chính xác để giao cho khách hàng, thay vì phải thực hiện nhiều bước tra cứu, lập hóa đơn điều chỉnh rồi hướng dẫn khách hàng đối chiếu với hóa đơn cũ.

Quy trình này không chỉ rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng tại quầy thanh toán mà còn nâng cao hiệu quả phục vụ, đặc biệt tại các siêu thị, cửa hàng bán lẻ và chuỗi dịch vụ có lượng giao dịch lớn.

Theo đánh giá của cácchuyên gia kinh tế, quy định về lập hóa đơn thay thế tại Thông tư số 91/2026/TT-BTC không làm phát sinh thêm thủ tục hành chính mà hướng tới chuẩn hóa dữ liệu và tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn điện tử.

Hóa đơn thay thế hoàn toàn hóa đơn sai bằng hóa đơn mới chính xác. Được pháp luật công nhận là một hình thức xử lý sai sót. Có thể thay thế nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng bằng một hóa đơn (kèm bảng kê), giúp giảm thủ tục. Tạo hồ sơ hóa đơn rõ ràng, thuận tiện cho việc lưu trữ, đối chiếu và kê khai. Điều 24, Thông tư 91 quy định điều khoản chuyển tiếp, áp dụng được cả đối với việc xử lý các hóa đơn cũ trong giai đoạn chuyển tiếp.

Khi doanh nghiệp đồng bộ hệ thống phần mềm máy tính tiền, hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán, mô hình hóa đơn thay thế sẽ phát huy hiệu quả rõ rệt. Không chỉ giảm đáng kể khối lượng đối chiếu chứng từ, cơ chế này còn góp phần nâng cao tính minh bạch, hạn chế sai sót, hỗ trợ doanh nghiệp vận hành an toàn, hiệu quả và đáp ứng yêu cầu quản trị trong môi trường số.