Cụ thể, theo Thông tư 15/2014 của Bộ GTVT quy định đối với hồ sơ xin cấp lại biển số xe thì một bộ hồ sơ xin cấp lại biển số xe bao gồm những loại giấy tờ sau:

- Chứng nhận đăng ký xe, chứng từ lệ phí trước bạ, chứng từ nguồn gốc của xe, giấy tờ của chủ xe hoặc chứng từ chuyển quyền sở hữu của xe.

- Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, hoặc Sổ hộ khẩu (mang bản gốc để cán bộ đối chiếu trong quá trình làm thủ tục).

- Mẫu đơn xin cấp lại biển số xe ô tô đối với xe cá nhân(có thể có sẵn tại cơ quan cấp lại biển số xe), hoặc công văn đề nghị đối với xe cơ quan, tổ chức.

- Chủ xe có trách nhiệm kê khai đầy đủ các nội dung quy định trong giấy khai đăng ký xe (theo mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư này) ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (nếu là cơ quan, tổ chức).

- Mẫu đơn xin cấp lại biển số xe ô tô đối với xe cá nhân (có thể có sẵn tại cơ quan cấp lại biển số xe), hoặc công văn đề nghị đối với xe cơ quan, tổ chức.

- Chủ xe là người Việt Nam, xuất trình một trong những giấy tờ sau:

+ Chứng minh nhân dân. Trường hợp chưa được cấp Chứng minh nhân dân hoặc nơi đăng ký thường trú ghi trong Chứng minh nhân dân không phù hợp với nơi đăng ký thường trú ghi trong giấy khai đăng ký xe thì xuất trình Sổ hộ khẩu.

+ Giấy giới thiệu của thủ trưởng cơ quan, đơn vị công tác, kèm theo Giấy chứng minh Công an nhân dân; Giấy chứng minh Quân đội nhân dân (theo quy định của Bộ Quốc phòng).

Trường hợp không có Giấy chứng minh Công an nhân dân, Giấy chứng minh Quân đội nhân dân thì phải có giấy xác nhận của thủ trưởng cơ quan, đơn vị công tác.

+ Thẻ học viên, sinh viên học theo hệ tập trung từ 2 năm trở lên của các trường trung cấp, cao đẳng, đại học, học viện; giấy giới thiệu của nhà trường.

- Chủ xe là người Việt Nam định cư ở nước ngoài về sinh sống, làm việc tại Việt Nam, xuất trình Sổ tạm trú hoặc Sổ hộ khẩu và Hộ chiếu (còn giá trị sử dụng) hoặc giấy tờ khác có giá trị thay Hộ chiếu.

- Chủ xe là người nước ngoài

+ Người nước ngoài làm việc trong các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế, xuất trình Chứng minh thư ngoại giao hoặc Chứng minh thư công vụ (còn giá trị sử dụng), nộp giấy giới thiệu của Cục Lễ tân Nhà nước hoặc Sở Ngoại vụ.

+ Người nước ngoài làm việc, sinh sống ở Việt Nam, xuất trình Hộ chiếu (còn giá trị sử dụng) hoặc giấy tờ khác có giá trị thay Hộ chiếu; Thẻ thường trú, Thẻ tạm trú từ một năm trở lên và giấy phép lao động theo quy định, nộp giấy giới thiệu của tổ chức, cơ quan Việt Nam có thẩm quyền.

- Chủ xe là cơ quan, tổ chức

+ Chủ xe là cơ quan, tổ chức Việt Nam thì xuất trình Chứng minh nhân dân của người đến đăng ký xe kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức.

+ Chủ xe là cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam thì xuất trình Chứng minh thư ngoại giao hoặc Chứng minh thư công vụ (còn giá trị sử dụng) của người đến đăng ký xe; nộp giấy giới thiệu của Cục Lễ tân Nhà nước hoặc Sở Ngoại vụ.

+ Chủ xe là doanh nghiệp liên doanh hoặc doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, văn phòng đại diện, doanh nghiệp nước ngoài trúng thầu tại Việt Nam, các tổ chức phi chính phủ thì xuất trình Chứng minh nhân dân của người đến đăng ký xe và nộp giấy giới thiệu; trường hợp tổ chức đó không có giấy giới thiệu thì phải có giấy giới thiệu của cơ quan quản lý cấp trên.

- Người được ủy quyền đến đăng ký xe phải xuất trình Chứng minh nhân dân của mình; nộp giấy ủy quyền có chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn hoặc xác nhận của cơ quan, đơn vị công tác.

Ngoài ra, khi cấp lại giấy chứng nhận đăng ký, biển số xe thì giữ nguyên biển số. Trường hợp xe đang sử dụng biển 3 số hoặc 4 số hoặc khác hệ biển thì đổi sang biển 5 số theo quy định.

- Còn trường hợp xe đã đăng ký, cấp biển số nhưng chủ xe đã làm thủ tục sang tên, di chuyển đi địa phương khác, nay chủ xe đề nghị đăng ký lại nguyên chủ thì giải quyết đăng ký lại và giữ nguyên biển số cũ; trường hợp biển số cũ là biển 3 số hoặc 4 số hoặc khác hệ biển thì cấp đổi sang biển 5 số theo quy định.

Chủ phương tiện chỉ cần thực hiện những giấy tờ trên, ngoại trừ trường hợp xe đã thay đổi ngoại thất như màu sơn, kiểu dáng… thì chủ xe cần mang xe tới kiểm tra.

Theo Thông tư 15/2014/TT-BGTVT quy định đơn vị chức năng cần tiến hành cấp lại, đổi lại biển số xe ngay sau khi tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp phải chờ sản xuất biển số thì thời gian cấp, đổi lại không quá 7 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Như vậy, thời gian làm lại biển số xe ô tô thường không quá 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại Phòng Cảnh sát giao thông.

Thông tư 229/2016/TT-BTC quy định lệ phí cấp lại biển số xe ô tô là 100.000 đồng/lần/xe. Chủ xe nộp lệ phí ngay sau khi được thông báo hồ sơ hợp lệ và giao giấy hẹn.

Khi xin cấp lại biển, biển số xe mới sẽ giữ nguyên số cũ hoặc đổi sang biển 5 số theo quy định (nếu biển bị mất là 3 hoặc 4 số hoặc khác hệ biển). Biển số cũ sẽ được thu lại, biển mới được bấm và cấp ngay khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. 

Trong trường hợp chủ xe đã làm thủ tục sang tên ô tô, di chuyển đi địa phương khác, có nhu cầu đăng ký lại nguyên chủ thì sẽ được giữ nguyên biển số cũ. Nếu biển số cũ là biển 3 số hoặc 4 số hoặc khác hệ biển thì biển mới sẽ được đổi sang biển 5 số theo quy định hiện hành./.