Đột phá từ những tiện ích thực tế

Chị Nguyễn Thị Mai, Tổ dân phố 3/2 phường Thảo Nguyên, tỉnh Sơn La cho biết, chị đang công tác tại tỉnh Điện Biên nhưng cần gấp bản sao trích lục Giấy khai sinh để hoàn thiện hồ sơ xin việc. Thay vì phải bắt xe đi 300km từ Điện Biên về phường Thảo Nguyên để xin trích lục trực tiếp, chị Mai đăng nhập tài khoản VNeID trên Cổng dịch vụ công, nộp hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tuyến và thanh toán lệ phí qua ngân hàng số.

“Chỉ trong vài giờ làm việc, tôi đã nhận được file điện tử để nộp hồ sơ mà không cần đợi bản giấy. Sau này tôi mới biết, công chức tư pháp - hộ tịch phường Thảo Nguyên đã tiến hành tra cứu kho dữ liệu số hóa, ký duyệt bản sao điện tử có chữ ký số hợp lệ và trả về tài khoản cho tôi. Vì thế, mọi việc được giải quyết rất nhanh”, chị Mai cho hay.

Theo người dân ở phường Thảo Nguyên, trước đây, mỗi khi làm thủ tục hành chính phải đi lại nhiều lần, mang theo nhiều giấy tờ, rất mất thời gian. Nay người dân được cán bộ phường hỗ trợ tận nơi, hướng dẫn tạo tài khoản, nộp hồ sơ và tra cứu kết quả, thanh toán trực tuyến, mọi thủ tục diễn ra nhanh gọn, thuận tiện. Các thủ tục được số hóa, xử lý trên môi trường điện tử nên công khai, minh bạch, nhanh gọn, thuận tiện, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế đi lại.

Bà Trần Thị Hương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường Thảo Nguyên, tỉnh Sơn La cho biết, trong 6 tháng đầu năm 2026, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Thảo Nguyên đã tiếp nhận 1.882 hồ sơ trực tuyến trên tổng số 1.924 hồ sơ tiếp nhận mới, đạt khoảng 97,8%. Kết quả này cho thấy phương thức giao dịch trực tuyến đang ngày càng được người dân lựa chọn.

“Tuy nhiên, chúng tôi cũng xác định, tỷ lệ trực tuyến cao mới là một mặt của vấn đề. Việc người dân có tự thực hiện được hay không, nhất là đối với người cao tuổi, người ở khu vực xa trung tâm và những người còn hạn chế về kỹ năng số, đang là vấn đề phường quan tâm, tìm cách giải quyết”, bà Hương chia sẻ.

Nhận diện cơ hội và giải quyết các "điểm nghẽn"

Khi chuyển sang vận hành theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp, việc chuyển đổi số của phường Thảo Nguyên có một số thuận lợi như: Thừa hưởng hạ tầng và dữ liệu tập trung. Tỉnh Sơn La đầu tư xây dựng Kho dữ liệu số dùng chung và Khung kiến trúc Chính quyền số (phiên bản 4.0), giúp phường kết nối trực tiếp với Cổng dịch vụ công quốc gia và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Song song đó, mô hình mới theo hướng "gần dân, sát dân" thúc đẩy người dân chủ động tương tác với chính quyền qua các kênh kỹ thuật số (VNeID, dịch vụ công trực tuyến).

Thế nhưng áp lực trong việc chuyển đổi số cũng không nhỏ, trong đó, đáng kể là áp lực về nguồn nhân lực công nghệ thông tin, tính đồng bộ của dữ liệu giữa các cấp, khả năng kết nối giữa các hệ thống và dữ liệu ban đầu. Bà Trần Thị Hương cho biết, đội ngũ cán bộ của phường chưa thông thạo việc trực tiếp vận hành hệ thống số hóa phức tạp và bảo đảm an toàn, an ninh thông tin. Yêu cầu chuyển đổi số đồng bộ từ hạ tầng kỹ thuật, số hóa dữ liệu lưu trữ lịch sử đến thói quen sử dụng dịch vụ công của người dân đòi hỏi nguồn lực lớn và thời gian thích ứng nhanh.

“Tuy vậy, phường không để những khó khăn về hệ thống, dữ liệu hay quy trình trở thành khó khăn của người dân”, bà Hương khẳng định.

Để giải quyết những vướng mắc này, phường Thảo Nguyên chú trọng nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và kỹ năng số cho công chức. Phường thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về kỹ năng số, cập nhật kiến thức pháp luật và kỹ năng sử dụng các phần mềm chuyên ngành (như quản lý đất đai, xây dựng, hộ tịch...) giúp cán bộ xử lý công việc chính xác, giảm thiểu sai sót.

Ngoài áp dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành số, chữ ký số, cán bộ, công chức giải quyết công việc tức thời qua mạng, giảm tải các cuộc họp và giấy tờ hành chính không cần thiết, phường Thảo Nguyên chuẩn hóa và số hóa quy trình làm việc. Tối ưu hóa Trung tâm Phục vụ hành chính công, niêm yết công khai, minh bạch các thủ tục hành chính, đồng thời số hóa toàn bộ đầu vào hồ sơ và trả kết quả trên môi trường điện tử. Điều này giúp tiết kiệm chi phí, giảm thời gian đi lại của người dân.

Đưa công nghệ đến tận người dân miền núi

Đối với một địa bàn miền núi như Thảo Nguyên, việc nâng cao khả năng người dân tự thực hiện dịch vụ công trực tuyến là một nhiệm vụ không dễ, bởi điều kiện tiếp cận công nghệ, kỹ năng số và thói quen sử dụng dịch vụ công của người dân chưa đồng đều, nhất là đối với địa bàn xa trung tâm, tập trung chủ yếu là người dân tộc thiểu số.

Vì thế, phường Thảo Nguyên thực hiện phong trào "Bình dân học vụ số": Cán bộ phường không chỉ tự làm chủ công nghệ mà còn tích cực phổ cập kiến thức số, hướng dẫn người dân cài đặt VNeID, dịch vụ công trực tuyến và thanh toán không dùng tiền mặt. Bên cạnh đó, phát huy vai trò Tổ công nghệ số cộng đồng: Cán bộ phường phối hợp với các tổ dân phố đưa ứng dụng công nghệ đến tận các khu dân cư, tạo thành mạng lưới hỗ trợ chuyển đổi số toàn diện.

Triển khai mô hình “Ngày chủ nhật hành động mang dịch vụ công tới tổ dân phố” tại các tổ dân phố có đông đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, như Tổ dân phố Pa Khen, Chờ Lồng… nhằm hỗ trợ đặc biệt cho các đối tượng chính sách, người già yếu, đảm bảo tính thụ hưởng công bằng trong tiến trình chuyển đổi số.

Phường chủ trương đưa công chức thành "Hướng dẫn viên số". Mỗi cán bộ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công không chỉ tiếp nhận hồ sơ mà trực tiếp hướng dẫn, cầm tay chỉ việc để người dân tự thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến.

Kiến nghị từ thực tiễn cơ sở

Phường Thảo Nguyên đã kiến nghị UBND tỉnh Sơn La chỉ đạo các sở, ngành chuyển đổi hình thức đào tạo: Thay vì đào tạo lý thuyết tập trung, tỉnh nên tổ chức các lớp bồi dưỡng theo dạng "bắt tay chỉ việc", diễn tập sự cố mạng và kỹ năng xử lý hồ sơ thực tế ngay tại địa bàn các xã, phường.

Đề xuất Chính phủ sửa đổi, đơn giản hóa các quy định, thủ tục hành chính liên quan đến giao dịch điện tử và lưu trữ hồ sơ số để công nhận hoàn toàn giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử tại cấp xã. Ban hành khung tiêu chuẩn chung về kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (VDC, DVC quốc gia, các bộ, ngành) với chính quyền cấp xã. Đặc biệt, phường đề xuất Chính phủ có cơ chế, chính sách đặc thù hỗ trợ nguồn lực chuyển đổi số cho các tỉnh miền núi, biên giới như Sơn La.

“Sự kết hợp giữa năng lực công nghệ và tư duy hướng về dân đã giúp phường Thảo Nguyên xây dựng hình ảnh chính quyền đô thị hiện đại, tinh gọn nhưng phản ứng nhanh, lấy sự hài lòng của người dân và doanh nghiệp làm thước đo hiệu quả công việc”, bà Trần Thị Hương nhấn mạnh.