PGS.TSTrần Thị Diệu Oanh, Trưởng khoa Nhà nước và Pháp luật, Học viện Hành chính và Quản trị công nhấn mạnh điều này khi trao đổi với PV Báo Điện tử Tiếng nói Việt Nam.

Phân định trách nhiệm cá nhân với trách nhiệm tập thể

PV:Thưa PGS.TS, đâu là những “lỗ hổng” lớn nhất khiến hệ thống đánh giá hiệu quả công việc theo chỉ số KPI hiện nay dễ rơi vào hình thức, khiến cán bộ yếu kém vẫn được đánh giá là làm “tròn vai”? Để khắc phục cần phương pháp nào để đo lường chính xác kết quả đầu ra của từng vị trí việc làm trong khu vực công?

PGS.TS Trần Thị Diệu Oanh:KPI là công cụ hỗ trợ đánh giá, chứ không phải hệ thống đánh giá cán bộ, công chức. Nếu chỉ xây dựng thêm nhiều chỉ số mà chưa làm rõ vị trí việc làm, nhiệm vụ, thẩm quyền và sản phẩm đầu ra thì rất khó khắc phục được tình trạng đánh giá hình thức.

Theo tôi, “lỗ hổng” lớn nhất không hẳn là chúng ta thiếu tiêu chí, mà là tiêu chí chưa phải lúc nào cũng gắn chặt với công việc thực tế và khả năng kiểm soát của từng vị trí. Nếu vị trí việc làm chưa rõ phải tạo ra sản phẩm gì, yêu cầu, thời hạn, thẩm quyền và nguồn lực thực hiện thì khó đánh giá khách quan.

Không thể áp dụng một công thức KPI chung cho tất cả cán bộ, công chức. Mỗi nhóm vị trí việc làm cần có tiêu chí và cách đo lường phù hợp với đặc thù công việc.

Với những công việc có sản phẩm và quy trình tương đối rõ, có thể lượng hóa bằng tỷ lệ hoàn thành, thời gian xử lý, tỷ lệ đúng hạn, tỷ lệ sai sót, mức độ hài lòng… Nhưng với những công việc như tham mưu chính sách, xây dựng pháp luật, hoạch định chiến lược hay quản lý, điều hành thì không thể chỉ đếm số lượng văn bản hoặc số nhiệm vụ đã hoàn thành.

Có thể tiếp cận kết quả công việc qua một số thành tố cơ bản: sản phẩm, tiến độ, chất lượng, hiệu quả và trách nhiệm thực hiện. Điều quan trọng là phải xác định được sản phẩm đầu ra thực chất. Làm nhiều chưa chắc đã hiệu quả nếu không tạo ra kết quả có giá trị. Ngược lại, những nhiệm vụ ít về số lượng nhưng phức tạp, tác động lớn, đòi hỏi chuyên môn cao cần được đánh giá tương xứng.

Tôi cũng muốn nhấn mạnh một nguyên tắc: Chỉ nên đánh giá cá nhân trong phạm vi trách nhiệm mà họ thực sự có khả năng kiểm soát.

KPI tốt không chỉ trả lời câu hỏi “đã làm được bao nhiêu?”, mà còn phải giúp trả lời “kết quả đó đạt chất lượng thế nào và trách nhiệm của cá nhân đến đâu?”. Đây mới là điểm cốt lõi để chuyển từ đánh giá mang tính thủ tục sang đánh giá thực chất.

PV:Trong môi trường công quyền có tính phối hợp liên ngành cao, khi một nhiệm vụ bị chậm trễ hoặc tắc nghẽn, làm thế nào để tách biệt rõ ràng trách nhiệm cá nhân với trách nhiệm tập thể thông qua KPI?

PGS.TS Trần Thị Diệu Oanh:Trong hoạt động quản lý nhà nước, nhiều công việc có tính liên ngành, liên thông và phụ thuộc lẫn nhau. Không nên bắt đầu bằng câu hỏi “ai có lỗi?”, mà nên bắt đầu bằng câu hỏi “trách nhiệm đã được phân định như thế nào”.

Muốn đánh giá được trách nhiệm cá nhân thì khi giao nhiệm vụ phải xác định tương đối rõ: ai là đầu mối chủ trì, ai chịu trách nhiệm chính, cơ quan nào phối hợp, mỗi bên phải cung cấp sản phẩm gì và thời hạn cụ thể ra sao.

Khi một nhiệm vụ bị chậm, cần nhìn lại cả quá trình để xác định công việc bị tắc ở công đoạn nào, ai đang chịu trách nhiệm ở công đoạn đó và nguyên nhân là khách quan hay chủ quan?

Có thể phân định ba nhóm trách nhiệm: trách nhiệm về kết quả chung của cơ quan hoặc cá nhân chủ trì; trách nhiệm ở từng công đoạn, với phần việc và sản phẩm cụ thể; và trách nhiệm điều phối khi nhiệm vụ liên ngành phát sinh vướng mắc.

Cách phân định này giúp làm rõ trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm của hệ thống. Nếu công chức hoàn thành đầy đủ phần việc được giao nhưng kết quả chung chậm do đơn vị khác, không nên máy móc quy trách nhiệm cho cá nhân. Ngược lại, nếu có đủ thẩm quyền, điều kiện nhưng chậm xử lý, không phản hồi, báo cáo hoặc phối hợp thì cần được phản ánh trong đánh giá.

Vì vậy, KPI tốt không phải là công cụ để tìm một người chịu lỗi, mà là công cụ để làm rõ trách nhiệm trong cả một quy trình.

Một nguyên tắc rất đáng lưu ý là: Một việc cần có một đầu mối chủ trì; mỗi công đoạn cần có người chịu trách nhiệm; mỗi sản phẩm cần có thời hạn và tiêu chuẩn chất lượng; toàn bộ quá trình cần có dữ liệu để theo dõi.

Và ở đây cũng cần nhìn đến trách nhiệm của người đứng đầu. Nếu công việc ách tắc do phân công, phối hợp hoặc điều hành chưa phù hợp, không nên chỉ quy trách nhiệm cho cán bộ trực tiếp xử lý. Đánh giá cá nhân cần gắn với chất lượng tổ chức, điều hành của người quản lý. Đó mới là cách tiếp cận công bằng và cũng phù hợp hơn với đặc điểm của hoạt động công vụ.

KPI không chỉ để chấm điểm, mà phải nhận diện đúng năng lực

PV:Theo PGS.TS, có nên đưa tiêu chí “thời gian xử lý hồ sơ” và “tần suất đùn đẩy/né tránh công việc” thành các chỉ số KPI độc lập có trọng số cao?

PGS.TS Trần Thị Diệu Oanh:Thời gian xử lý hồ sơ là một chỉ số quan trọng và hoàn toàn có thể lượng hóa, đặc biệt đối với những công việc có quy trình và thời hạn pháp lý tương đối rõ, tuy nhiên không nên tuyệt đối hóa chỉ số này.

Bởi trong hoạt động công vụ, nhanh là cần thiết nhưng chưa đủ; nhanh phải đi cùng đúng pháp luật và bảo đảm chất lượng.

Nếu chỉ đặt nặng tốc độ, có thể xuất hiện tình trạng xử lý rất nhanh nhưng hồ sơ phải bổ sung nhiều lần, chất lượng tham mưu chưa bảo đảm hoặc phát sinh khiếu nại, phản ánh. Khi đó, KPI lại vô tình tạo ra một động lực không mong muốn.

Do đó, tôi nghiêng về cách đánh giá đồng thời tiến độ, chất lượng và kết quả cuối cùng, trong đó, trọng số của từng tiêu chí cần được thiết kế phù hợp với từng vị trí việc làm.

Đối với tiêu chí “đùn đẩy, né tránh công việc” cần thận trọng hơn nữa. Không nên chỉ “đếm số lần bị phản ánh” để quy thành điểm KPI, bởi có trường hợp cán bộ chưa thể xử lý ngay do vượt thẩm quyền hoặc cần xin ý kiến cơ quan có thẩm quyền.

Điều cần đánh giá là cách cán bộ xử lý khi gặp vấn đề vượt thẩm quyền. Cán bộ chủ động báo cáo, xin ý kiến, đề xuất phương án và theo dõi công việc không phải là né tránh. Ngược lại, cố tình không xử lý, không phản hồi, chuyển vòng hoặc để tồn đọng khi thuộc thẩm quyền là vấn đề cần nhận diện.

Vì vậy, cần phân biệt rất rõ “không thể giải quyết vì không thuộc thẩm quyền” với “không muốn giải quyết dù thuộc thẩm quyền”. Đây là một ranh giới rất quan trọng.

PV: Vậytheo PGS.TS cầnthiết lập các ngưỡng năng lực tối thiểu như thế nào để có thể giúp phát hiện và sàng lọc những cá nhân không đáp ứng yêu cầu công việc?

PGS.TS Trần Thị Diệu Oanh:Về ngưỡng năng lực tối thiểu nên thực hiện theo nguyên tắc “đạt chuẩn trước, sau đó mới phân loại mức độ cao hơn”.

Nếu cá nhân chưa đạt yêu cầu, cần xác định rõ nguyên nhân để có giải pháp phù hợp, từ đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn đến bố trí lại công việc. Trường hợp đã đánh giá khách quan, đủ dữ liệu và thực hiện đúng quy trình mà cá nhân vẫn không đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm thì cần có cơ chế quản lý, bố trí và sử dụng phù hợp theo quy định pháp luật.

Điều quan trọng ở đây là nên nhìn KPI như một công cụ để nhận diện chính xác hơn mức độ phù hợp giữa con người - vị trí việc làm - yêu cầu công việc.

Người làm tốt cần được nhận diện đúng để có cơ hội phát huy; người còn hạn chế cần được hỗ trợ để cải thiện; còn trường hợp thực sự không đáp ứng yêu cầu thì phải có cách xử lý phù hợp, khách quan và đúng quy định.

Đổi mới đánh giá công chức hiện nay không nên chỉ được nhìn dưới góc độ “chấm điểm cán bộ”, mà cần được nhìn rộng hơn là đổi mới phương thức quản trị thực thi công vụ.

Khi đó, KPI sẽ không còn là một bảng điểm cuối năm, mà trở thành một công cụ quản trị giúp công việc rõ hơn, trách nhiệm rõ hơn và kết quả phục vụ người dân được nhìn thấy rõ hơn.

PV: Xin cảm ơn PGS.TS!