Cần nhiều kỹ năng tổng hợp

Là cựu sinh viên Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Nguyễn Thanh An từng làm việc ở một Viện nghiên cứu trước khi trở thành trợ lý Tổng giám đốc của công ty cổ phần tập đoàn Pcorp. Môi trường năng động và bắt buộc phải có nhiều kỹ năng tổng hợp thích hợp với tính cách của An. 

Nói tới công việc này, An nhận xét “trợ lý là người làm nhiều công việc không tên, không được đào tạo bài bản trong trường đại học”.

Trợ lý sẽ cùng với giám đốc lên lịch gặp các đối tác giải quyết những việc phát sinh. Chẳng hạn, khi công ty yêu cầu mở rộng kinh doanh, mình sẽ tìm kiếm đối tác, gặp gỡ để tìm hiểu về khả năng của họ rồi đàm phán sâu hơn về chính sách, cơ chế, mô hình kinh doanh, để khi đối tác gặp giám đốc là gần như mọi việc đã gần như được sắp xếp xong xuôi.

Là trợ lý giám đốc bạn không những phải giao tiếp tốt với đối tác, với đồng nghiệp, cấp dưới mà còn phải rất hiểu sếp. “Ví dụ sếp của mình là người cực kỳ tốc độ, quyết liệt, mọi thứ phải hoàn thành nhanh nhất có thể. Sếp gửi email cho nhân viên thì yêu cầu phản hồi ngay lập tức”, Thanh An chia sẻ.

Có những tình huống trợ lý sẽ đại diện giám đốc để đàm phán với đối tác, làm việc với các phòng ban, thậm chí có thể ra quyết định thay cho sếp. Tạ Bích Loan, trợ lý giám đốc tại ngân hàng VP Bank chia sẻ “mình cũng là đầu mối đại diện thay khối, thay trung tâm và giám đốc để xử lý các công việc mà không cần quá nhiều quyết định mới của giám đốc. Đó có thể là quyết định theo chu trình, không có quá nhiều ảnh hưởng như phát triển nhân sự, xây dựng ngân sách hay liên quan đầu mối về COVID -19”.

Tuy vậy, Loan cho rằng cũng cần phải khôn khéo để phân định được giới hạn trong những quyết định của trợ lý. Có những việc mình được phép quyết định và có những quyết định phải qua giám đốc. Mình phải có độ linh hoạt để biết quyết định đó ảnh hưởng thế nào, có cần giám đốc không hay mình xử lý là được, phải có ngoại giao giỏi, giữ được quan hệ với tất cả mọi người trong và ngoài nội bộ.

Giám đốc là người ngoại quốc nên để làm tốt công việc của một trợ lý yêu cầu bắt buộc đầu tiên là phải có vốn ngoại ngữ siêu đỉnh. Hình thức bên ngoài là yêu cầu cần nhưng những kỹ năng tổng hợp trong quản lý doanh nghiệp là yếu tố bắt buộc đối với một trợ lý giám đốc. Nếu không có sự chỉn chu, cẩn thận trong công việc, đôi khi sẽ phải trả giá đắt.

“Có lần mình vô tình để lộ thông tin mật cho nhiều người, khi em thu hồi email thì không kịp, đấy khoảnh khắc khủng khiếp mà có thể làm tiêu tan sự nghiệp. Sau sự cố đó, mình rút ra bài học rằng đương nhiên không phải việc gì cũng hỏi sếp nhưng mình vừa nhanh nhạy nhưng cũng phải đấu đáo.

Thời gian công việc có thể 24/7

Là trợ lý giám đốc, bạn thường xuyên vận trên người những bộ đồ công sở là lượt, đến những văn phòng thơm tho, góp mặt trong những buổi tiệc sang chảnh. Thanh An cho rằng suy nghĩ đó không sai nhưng chưa đủ.

Trợ lý gần như sẽ là cánh tay phải của sếp, một là nắm tổng quát bộ phận bên dưới đang làm việc như thế nào, có lỗi ở đâu thì phải chỉ ra được cho sếp. Thời gian không phải là làm từ 9h sáng đến 5h chiều mà là 24/7, kể cả thứ Bảy, Chủ nhật. Khi sếp phát sinh công việc là phải giải quyết luôn.

Thậm chí với những hợp đồng quan trọng cần đàm phán nhanh, đôi khi trợ lý phải gác lại các công việc cá nhân. “Lần đấy mình mới nhổ 4 cái răng khôn buổi chiều, vẫn còn thuốc tê thì buổi tối có cuộc đàm phán chốt hợp đồng, lúc đấy đau gần như không muốn nói gì nhưng vẫn phải uống giảm đau đi đàm phán với đối tác về tất cả điều khoản hợp đồng, ký xong cũng là lúc 9h tối”, Thanh An kể về một kỷ niệm dở khóc dở cười.

Còn với Tạ Bích Loan, một trợ lý giám đốc ngân hàng với kinh nghiệm làm việc còn ít, thời gian áp lực nhất là “mùa” làm ngân sách.

“Với người chưa có kinh nghiệm làm ngân sách như mình thì phải tự học, tự tiếp thu, sửa đổi những gì mình làm. Tôi cũng là đầu mối về phòng chống COVID-19 nên công việc rất căng, phải quản lý được nhân sự văn phòng và nhân sự ở nhà để sắp xếp công việc của họ. Nếu xuất hiện F0 trong ngân hàng thì phải triển khai phương án đã được chuẩn bị trước”.

Là cánh tay phải gần sếp, một vị trí công việc “gần mặt trời”, nếu không chịu được nhiệt, khó lòng để đảm đương trách nhiệm của một trợ lý giám đốc. Thanh An cho rằng nếu ai cảm thấy áp lực khi làm việc gần sếp thì khó mà làm được trợ lý nhưng nếu yêu thích công việc này sẽ học hỏi được rất nhiều thứ từ phong thái, cách làm việc, tư duy giải quyết công việc từ giám đốc mà những người làm việc bình thường không thể có được.

Cơ hội thăng tiến cao

Bà Nguyễn Thị Thùy Trang, giảng viên Khoa Kinh tế Trường Cao đẳng Cơ Điện Hà Nội đánh giá, trợ lý giám đốc là công việc áp lực, thậm chí được ví “dưới một người trên nhiều người”. Bởi vậy để làm tốt vị trí này, ngoài kỹ năng tổ chức, tham mưu, ra quyết định, giao tiếp tốt, trợ lý phải có kỹ năng quản trị nhân sự, quản trị tài chính và bao quát được tất cả công việc thay giám đốc.

“Công việc này thường xuyên tiếp xúc với sếp phải chịu trách nhiệm tất cả công việc nội bộ trong công ty, nhân viên sẽ coi như tai mắt của sếp nên mối quan hệ với nhân viên họ cũng sẽ dè chừng trợ lý hơn”.

Trợ lý giám đốc cũng là một phần trong chuyên ngành quản trị doanh nghiệp. Vị trí này đòi hỏi kiến thức tổng hợp, khi ra trường có thể trải qua những vị trí công việc khác nhau như làm ở bộ phận kế toán rồi được đề bạt lên làm kế toán trưởng, hoặc có thể làm ở phòng nhân sự và được đề bạt lên làm trưởng phòng nhân sự. Khi trải qua những thử thách ở các vị trí này bạn mới có cách nhìn bao quát về công ty, và có thể được đề bạt lên làm trợ lý giám đốc.

Tùy thuộc vào công ty nhưng bà Trang khẳng định trợ lý giám đốc là công việc có mức thu nhập cao, có thể 30-40 triệu/tháng. Nếu làm tốt có thể được bổ nhiệm lên những vị trí cao hơn như giám đốc tài chính, giám đốc nhân sự hay giám đốc chi nhánh của công ty”./.

Nghe chương trình tại đây: