Giảm văn bản giấy, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp, tăng tương tác giữa các thành viên dự họp... là những hiệu quả bước đầu khi triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” tại các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi. Mô hình phòng họp không giấy đã góp phần cải cách hành chính, hướng đến xây dựng chính quyền điện tử.

Toàn bộ quy trình của “Phòng họp không giấy” được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử. Các thành viên dự họp có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp qua thiết bị thông minh, như: máy tính, ipad, smartphone...

Bên cạnh đó, mô hình còn tăng cường các tiện ích điều hành cuộc họp, như: sơ đồ phòng họp, đăng ký phát biểu, quản lý thành phần tham dự, biểu quyết kết hợp ký số...

Tại tỉnh Quảng Ngãi, Mộ Đức là huyện đầu tiên thực hiện mô hình phòng họp không giấy. Ông Bùi Quang Lập, Chánh Văn Phòng UBND huyện Mộ Đức cho rằng, phòng họp không giấy giúp cho người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng.

“Đây là cách họp tiện lợi so với cách họp truyền thống trước đây. Phong cách lề lối làm việc khoa học, thích ứng với môi trường số, ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước. Phòng họp không giấy giảm thiểu giấy tờ, thời gian và chi phí", ông Bùi Quang Lập cho biết.

UBND huyện Tư Nghĩa cũng triển khai thí điểm phòng họp không giấy, sử dụng phần mềm E-Cabinet gần 1 năm qua. Địa phương tận dụng một số máy tính xách tay, máy tính bảng có sẵn ở các phòng, ban để tổ chức các cuộc họp giao ban định kỳ. Đánh giá bước đầu cho thấy, phòng họp không giấy rất tiện ích, tổ chức quản lý điều hành của cơ quan hành chính chuyên nghiệp hơn.

Tuy nhiên, theo ông Huỳnh Ngọc Thuận, Trưởng Phòng Văn hóa - Thông tin huyện Tư Nghĩa, quá trình triển khai vẫn còn một số khó khăn.

"Hiện nay, huyện Tư Nghĩa đang trong gia đoạn thử nghiệm nên chủ yếu là dùng điện thoại ipad cá nhân. Để mô hình này hiệu quả thì phải mua sắm gói thiết bị. Bất cập nữa, tính kết nối liên thông giữa các phần mềm chưa tích hợp. Hiện nay, địa phương đang thử nghiệm nên được miễn phí, nếu đi vào chính thức sử dụng thì phải thuê, mất phí từ 200 triệu/năm, như vậy là quá cao", ông Huỳnh Ngọc Thuận cho biết.

Phòng họp không giấy hướng đến xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số ở các địa phương, góp phần nâng cao năng lực quản lý, điều hành dựa vào dữ liệu số. Qua đó, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính toàn diện, chuyên nghiệp.

Ông Đỗ Quang Nghĩa, Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi cho biết, phòng họp không giấy là sự kết hợp giữa hệ thống phần mềm, các thiết bị di động thông minh để tổ chức các cuộc họp, giúp giảm thiểu tài liệu giấy, tăng tính hiệu quả trong việc lưu trữ, chia sẻ dữ liệu. 

Tuy nhiên, việc triển khai giải pháp này là thay đổi từ phương thức họp truyền thống sang một hệ thống hiện đại, chuyên nghiệp hơn nên cũng phụ thuộc vào các thành viên dự họp, nghĩa là người dùng công nghệ./.