Tinh gọn bộ máy và bài toán tổ chức còn thiếu cân bằng

7h30'tại Trung tâm hành chính công xã Cần Giờ, Thành phố Hồ Chí Minh(TP.HCM), lượng người dân đến làm thủ tục tăng liên tục với nhiều lĩnh vực như chứng thực, hộ tịch, đất đai và dịch vụ công trực tuyến. Không khí làm việc diễn ra liên tục, gần như không có thời gian gián đoạn giữa các lượt tiếp nhận hồ sơ, cho thấy áp lực vận hành ngày càng lớn tại cơ sở.

Hiện trung tâm có khoảng 10 cán bộ, công chức trực tiếp xử lý hồ sơ. Sau khi triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp, bộ máy đã được sắp xếp lại, cơ bản đáp ứng khối lượng công việc thực tế. Tuy nhiên, theo phương án vị trí việc làm sắp tới, nhân sự có thể giảm còn khoảng 5 người, khiến áp lực công việc dự báo tăng mạnh.

Bà Võ Thị Diễm Phượng, Phó Chủ tịch UBND xã Cần Giờ, TP.HCM cho biết, riêng lĩnh vực chứng thực mỗi ngày tiếp nhận 30 - 40 hồ sơ, với quy trình nhiều bước như kiểm tra bản gốc, nhập dữ liệu, số hóa, trình ký điện tử đến trả kết quả. Hệ thống ghi nhận tự động nên chỉ cần chậm hoặc lỗi đồng bộ cũng có thể khiến hồ sơ bị báo trễ hạn dù thực tế đã hoàn thành đúng quy trình.

Bên cạnh áp lực nhân sự, quá trình chuyển đổi số làm tăng khối lượng công việc khi cán bộ vừa xử lý hồ sơ vừa hỗ trợ người dân thao tác trên nhiều nền tảng chưa đồng bộ. Trong khi đó, xu hướng tinh gọn biên chế tiếp tục tạo sức ép lên tổ chức vận hành.

Sau gần 1 năm thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp, bộ máy đạt kết quả tích cực như giảm đầu mối trung gian, rút ngắn quy trình và tận dụng cơ sở vật chất. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất là tình trạng “thừa nhưng thiếu” nhân sự, khi 38 biên chế phải đảm nhiệm 72 vị trí việc làm, dẫn đến kiêm nhiệm và quá tải.

Thực tế tại Cần Giờ cho thấy, cải cách bộ máy không chỉ là tinh gọn đầu mối mà còn cần đồng bộ nhân sự, công nghệ và cơ chế vận hành để chính quyền cơ sở đáp ứng yêu cầu mới.

"Xã Cần Giờ có sự phối hợp với các xã lân cận, trong đó có xã Thạnh An do điều kiện địa lý gần nhau. Hai địa phương đã thực hiện luân chuyển công chức để hỗ trợ vận hành bộ máy. Từ ngày 1/7 đến nay, xã Cần Giờ và xã Thạnh An đã phối hợp luân chuyển 4 - 5 cán bộ về Thạnh An. Đây là giải pháp vừa bảo đảm biên chế, hạn chế tình trạng dôi dư, vừa tạo điều kiện để cán bộ tiếp tục có việc làm và cống hiến",Phó Chủ tịch UBND xã Cần Giờ -Võ Thị Diễm Phượng cho biết.

Còn tại xã Bình Hưng (trước đây thuộc huyện Bình Chánh) từ khi vận hành đến nay, địa phương đã tiếp nhận hơn 25.000 hồ sơ hành chính, tỷ lệ giải quyết đúng hạn trên 99%, đồng thời việc xử lý phản ánh, kiến nghị của người dân nhanh hơn nhờ mô hình gần dân.

Tuy vậy, điểm nghẽn lớn nhất hiện nay là biên chế chưa theo kịp quy mô dân số và khối lượng công việc. Với khoảng 150.000 - 160.000 dân nhưng chỉ khoảng 50 công chức, mỗi cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ do phần lớn thẩm quyền cấp huyện được chuyển xuống xã, khiến áp lực xử lý hồ sơ và điều hành tăng mạnh.

Theo bà Tô Thị Kim Anh, Phó Chủ tịch UBND xã Bình Hưng, việc phân bổ nhân sự giữa các địa phươngchưa đồng đều, dẫn đến tình trạng nơi thừa, nơi thiếu, chưa sát với thực tế dân số và nhu cầu công việc. Đặc biệt hạ tầng công vụ sau sáp nhập vẫn chênh lệch, một số trụ sở, trạm y tế và trung tâm hành chính chưa được đầu tư đồng bộ…

Trước mắt, địa phương đẩy mạnh chuyển đổi số với các mô hình “ấp số -chung cư số”, cổng điều hành thông minh để giảm tải công việc. Tuy nhiên, về lâu dài, Bình Hưng kiến nghị cần cơ chế phân bổ biên chế và nguồn lực theo quy mô dân số để bảo đảm vận hành hiệu quả ở cấp cơ sở.

"Xã Bình Hưng cũng mong muốn Trung ương sớm thông qua Luật Đô thị đặc biệt, để có cơ chế hỗ trợ tăng biên chế cho cấp xã theo quy mô dân số. Bên cạnh đó, địa phương cũng kiến nghị sớm xem xét chủ trương chuyển xã Bình Hưng lên phường, qua đó tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác điều chỉnh quy hoạch trong thời gian tới. Đồng thời, việc chuyển đổi này cũng sẽ giúp tăng cường nguồn lực đầu tư hạ tầng, tạo điều kiện để đẩy nhanh các dự án, nâng cao chất lượng phục vụ người dân", bà Tô Thị Kim Anh nói.

Không chỉ thêm quyền, mà cần thêm năng lực quản trị đô thị

Theo TSVõ Phan Lê Nguyễn, Chủ tịch UBND xã Nhà Bè (TP.HCM), sau gần 1 năm vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp, bộ máy cơ sở đã có chuyển biến rõ rệt trong cải cách thủ tục hành chính và phục vụ người dân. Tuy nhiên, cùng với kết quả tích cực là hàng loạt áp lực mới về tổ chức, nhân sự và năng lực vận hành thực tế.

Với diện tích hơn 37km² và dân số gần 180.000 người, tương đương một đô thị lớn như khu vực quận 7 trước đây, khối lượng công việc tại cấp xã tăng mạnh, vượt xa mô hình quản lý truyền thống. Việc phân cấp, ủy quyền giúp chính quyền cơ sở xử lý nhanh hơn, sát dân hơn, góp phần thúc đẩy kết quả kinh tế -xã hội với tăng trưởng trên 14% và thu ngân sách vượt hơn 200%.

Tuy vậy, thách thức lớn nhất hiện nay là năng lực vận hành chưa theo kịp quy mô nhiệm vụ. Biên chế có dấu hiệu quá tải khi cán bộ thường xuyên phải làm việc kéo dài để xử lý hồ sơ. Lãnh đạo địa phương cho rằng, cần cơ chế phân bổ nhân sự linh hoạt theo dân số và khối lượng công việc, thay vì áp trần cứng, bởi nhiều nhiệm vụ hiện đã vượt phạm vi cấp xã truyền thống.

Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức chuyên môn chưa đồng bộ khi nhiều nhiệm vụ từ cấp trên chuyển xuống nhưng chưa được phân bổ hợp lý, gây dồn áp lực lên từng bộ phận. Năng lực cán bộ cũng chưa đồng đều giữa xử lý thực địa và nghiệp vụ pháp lý, đòi hỏi đào tạo và chuẩn hóa.

Ngoài ra, hạ tầng dữ liệu số vẫn là điểm nghẽn khi hệ thống chưa liên thông, thiếu nền tảng Big Data để phục vụ quản lý và điều hành.

Chủ tịch UBND xã Nhà Bè -Võ Phan Lê Nguyễn, cho rằng, điều cốt lõi hiện nay không chỉ là phân quyền, mà là thiết kế đồng bộ giữa quyền hạn, nhân sự, tổ chức bộ máy và dữ liệu vận hành để đáp ứng yêu cầu đô thị hóa nhanh.

"Chúng tôi rất mong Trung ương và thành phốcó những chính sách phù hợp để khơi dậy nguồn lực từ cơ sở, nhất là lực lượng ở ấp như bí thư chi bộ ấp, ban công tác Mặt trận. Đồng thời, đề nghị xây dựng cơ chế cho phép ký các hợp đồng cụ thể, tương tự Nghị định số 173/2025/NĐ-CP, nhưng theo hướng linh hoạt và mở hơn, qua đó sử dụng hiệu quả quỹ lương khoán để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao", ông Nguyễn nói.

Thực tiễn tại nhiều địa phương khu Nam TP.HCM cho thấy, tinh gọn bộ máy giúp tăng hiệu quả nhưng cũng bộc lộ áp lực lớn về nhân sự, biên chế và hạ tầng số. Bài toán đặt ra là cân bằng tổ chức phù hợp với quy mô đô thị để chính quyền cơ sở vận hành ổn định, hiệu quả lâu dài.