Chuyển đổi số tối ưu hóa công tác hỗ trợ quản lý sinh viên

Không cần đến trường làm thủ tục, chỉ cần một chiếc smartphone hoặc một máy tính kết nối mạng, Trần Tiến Lâm sinh viên Khoa Xây dựng Dân dụng và Công nghiệp, Trường ĐH Xây dựng Hà Nội vẫn có thể xin giấy xác nhận tạm hoãn nghĩa vụ quân sự. Kết thúc quá trình khai báo thông tin trên hệ thống "Đăng ký thủ tục hành chính sinh viên online", một email xác nhận được gửi đến. Một vài ngày sau Lâm đã có thể đến Trung tâm hỗ trợ sinh viên để nhận kết quả.

“Trước dịch Covid-19 em tốn khá nhiều thời gian lên văn phòng xin giấy điền vào gửi lại văn phòng khoa đóng dấu, xác nhận, đi lại nhiều lần, còn giờ chuyển đổi số thì em chỉ cần đăng ký form trên mạng, đăng nhập vào trang sinh viên của trường, yêu cầu giấy xác nhận xin tạm hoãn nghĩa vụ quân sự để trường xử lý đơn. Sau 1 hôm có thể đến văn phòng lấy giấy xác nhận là xong”.

Tương tự, vé tháng xe bus, xác nhận xin ở KTX trong thành phố, hưởng ưu đãi giáo dục và nhiều dịch vụ khác đều được giải quyết nhanh gọn trên hệ thống "Đăng ký thủ tục hành chính sinh viên online". Doãn Quang Việt, Sinh viên năm thứ 2, Khoa Kinh tế và Quản lý Xây dựng, Trường ĐH Xây dựng cho biết ở bất cứ đâu em đều có thể sử dụng các dịch vụ hỗ trợ sinh viên thông qua cổng công tác sinh viên của nhà trường nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.

Với gần 18.000 sinh viên, đầu năm học, Phòng Công tác chính trị và quản lý sinh viên, Trường ĐH Xây dựng Hà Nội tiếp nhận khoảng trên 3.000 lượt giấy tờ cần xác nhận. Chưa kể, thủ tục xác nhận nhập học online cho hàng nghìn tân sinh viên cũng được triển khai nhanh chóng nhờ số hóa thủ tục hành chính. Bà Phạm Thị Thúy Hường, Phó Trưởng phòng Công tác chính trị và quản lý sinh viên cho biết, chuyển đổi số giúp công tác quản lý sinh viên thuận tiện.

“Chúng tôi thống kê, kiểm soát số lượng sinh viên đăng nhập vào hệ thống của nhà trường, quản lý được các dịch vụ  hỗ trợ sinh viên, các vấn đề liên quan địa phương. Nhờ số hóa dịch vụ sinh viên, các công đoạn khác ở các phòng ban khác giảm tải, có đầu mối rõ ràng, rõ chức năng, nhiệm vụ.

Tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐH Quốc Gia Hà Nội, hệ thống “một cửa” đã  hoàn thiện 99% và sẽ ra mắt ngay trong tháng 10. Ông Đinh Tiến Hiếu, phó trưởng phòng phụ trách Công tác học sinh sinh viên cho biết, với hệ thống “một cửa”, sinh viên có thể truy cập, hoàn thiện hồ sơ giấy tờ nhanh gọn. Đồng thời giảm tải công việc cho cán bộ làm công tác sinh viên.

Chuyển đổi số cần đồng bộ

PGS.TS Nguyễn Hoàng Giang, Phó hiệu trưởng Trường Đại học Xây dựng Hà Nội cho biết, nhà trường tiếp cận chuyển đổi số tổng thể, lấy sinh viên làm trung tâm.

Theo đó, tân sinh viên của trường có thể sử dụng là hệ thống nhập học trực tuyến. “Khi thí sinh trúng tuyển vào Trường Đại học xây dựng Hà Nội, chúng tôi đã tích hợp dữ liệu với “hệ thống đăng ký xét tuyển của Bộ GD-ĐT nhập học online.

Sau khi nhập học xong các em được cấp email, mã sinh viên, thời khóa biểu, chương trình đào tạo;các tài nguyên số như tài khoản truy cập vào hệ thống thông tin tin quản lý tổng thể, office 365. Sinh viên có thể đăng ký KTX từ xa. Đến ngày lên trường trực tiếp hoàn toàn không vất vả để tìm chỗ ở. “Năm ngoái khi dịch Covid-19 phức tạp, hệ thống chuyển đổi số đã hỗ trợ toàn bộ SV nhập học trực tuyến”, ông Giang cho biết thêm.

Các lớp học trực tiếp hoặc online đều được liên kết với từng tài khoản của SV. Do đó, các em có thể nhận thông tin sự thay đổi về thời khóa biểu, lớp học, các thông báo cá nhân trên nền tảng số của nhà trường. Thời khóa biểu, lớp học, giảng viên có thể thay đổi dễ dàng, phù hợp lịch học tập của SV để đảm bảo quyền lợi cho các em.

Trường ĐH Xây dựng Hà Nội cũng tăng cường hệ thống liên quan quản lý hành chính. Toàn bộ nội dung thông báo làm việc nhà trường từ Ban Giám hiệu, phòng ban, khoa, bộ môn được kết nối. Quá trình học tập SV trực tiếp tương tác giảng viên thông qua hệ thống nền tảng số, toàn bộ góp ý yêu cầu đều được ghi nhận trên hệ thống nền tảng.

Công tác nghiên cứu khoa học của giảng viên và sinh viên được số hóa. Từ đó giảng viên có những đánh giá năng lực nghiên cứu, SV có thể tiếp cận công trình nghiên cứu của các thầy cô trên hệ thống nền tảng số.

Với nền tảng này, SV đăng ký chương trình học sẽ biết rõ học gì, ở đâu, với ai? Người nhà cũng truy cập được hệ thống này để biết được kết quả học tập của SV.

Hệ thống thanh toán trực tuyến cũng được ĐH Xây dựng Hà Nội triển khai. Các giáo dịch thanh toán học phí, KTX của sinh viên có thể thực hiện ngay trên hệ thống. Đặc là hệ thống “Đăng ký thủ tục hành chính sinh viên online, toàn bộ yêu cầy từ vé xe bus, hệ thống thư viện, các loại giấy xác nhận...đều được hệ thống ghi nhận và thông báo, chỉ cần đến văn phòng hỗ trợ công tác sinh viên nhận kết quả.

Để thực hiện chuyển đổi số, trường ĐH Xây dựng Hà Nội cũng trang bị hạ tầng phần cứng đảm bảo để vận hành, hỗ trợ học tập trực tuyến, hội thảo, không chỉ kết nối trong nước mà còn với chuyên gia nước ngoài, thực hiện học các chương trình tiên tiến.

Theo PGS.TS Nguyễn Hoàng Giang, hệ thống chuyển đổi số như hệ thống mạch máu trong cơ thể. Dữ liệu từ hệ thống quản lý, chương trình đào tạo, chương trình nghiên cứu, kết nối giúp ban lãnh đạo phân tích, đưa ra những quyết định quản lý, định hướng phù hợp.

“Quá trình vận hành chúng tôi nhận thấy các quyết định đưa ra dựa trên căn cứ về số, được phân tích đầy đủ để quyết định phù hợp mong muốn của SV, vừa đảm bảo chất lượng đào tạo nghiên cứu. Nền tảng số tạo cho chúng tôi sự kết nối, thông tin minh bạch, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành hệ thống”.

Còn nhiều thách thức

Covid-19 dù làm đình trệ nhiều hoạt động kinh tế xã hội nhưng lại thúc đẩy nhanh hơn quá trình chuyển đổi số trong giáo dục. Tuy vậy, theo ông Đinh Tiến Hiếu, Phó trưởng phòng phụ trách Công tác học sinh sinh viên, Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, để đáp ứng được quá trình này người thầy phải thay đổi để nâng cấp chính mình.

“Việc học từ xa, năm nay giáo viên dạy thì sang năm sinh viên vẫn có thể nghe lại bài dạy đó, đòi hỏi giảng viên nâng cao từng bước chất lượng chuyên môn, nếu không muốn tự đào thải, vì trên mạng có những bài giảng còn hay hơn của thầy”.

Theo ông Hiếu để chuyển đổi số thành công đòi hỏi phải đồng bộ hệ thống mạng của nhà trường nhưng trên thực tế nhiều trường ĐH hệ thống mạng chưa đáp ứng được yêu cầu.

Chuyển đổi số phải được tiến hành đồng bộ, từ hệ thống mạng, thư viện số, tài liệu số...Song quá trình này đang gặp phải nhiều thách thức. Chẳng hạn, có những tài liệu thầy cô cần số hóa cho SV khai thác tối đa nhưng khi số hóa vấp phải yếu tố bản quyền, đòi hỏi cơ quan chức năng, pháp luật cũng phải đồng bộ.

“Nếu số hóa sách, đưa công khai có thể vô tình vi phạm bản quyền. Do đó, cần cơ chế chính sách để số hóa đồng bộ, mang lại lợi ích cho cả người dạy và người học”, ông Hiếu khẳng định.

Thay đổi thói quen cũng là thách thức không nhỏ khi thực hiện chuyển đổi số giáo dục ĐH. Theo PGS.TS Nguyễn Hoàng Giang từ thói quen thông thường chuyển sang thói quen mới mới cần có thời gian, cần truyền thông để mọi người cùng hiểu, có nhận thức, cùng thay đổi, cần có các buổi tập huấn cho SV và giảng viên”.

Để chuyển đổi số Trường ĐH Xây dựng Hà Nội đã thực hiện nhiều buổi tập huấn từ cấp quản lý, ban giám hiệu, khoa, phòng ban, giảng viên cho đến SV.  Bên cạnh đó, nhà trường xây dựng sổ tay hướng dẫn gửi đơn vị để thực hiện thao tác chuyển đổi. “Chúng tôi hỗ trợ kỹ thuật, lúc nào cũng sẵn sàng hỗ trợ thầy cô và SV khi gặp phải vấn đề về lỗi kỹ thuật hay thao tác chưa quen”.

Theo ông Giang, để chuyển đổi số thành công cần có lộ trình và phải phù hợp với nền tảng của mỗi đơn vị.  “Chúng tôi không mong mọi thứ thay đổi ngay lập tức mà thay đổi phù hợp theo từng giai đoạn, từng đối tượng. Khi có bức tranh tổng thể, rõ ràng và có lộ trình phù hợp sẽ dần thành thói quen khi sử dụng các công cụ chuyển đổi số hiệu quả”./.